Η διοργάνωση ήταν το αντικείμενο συνάντησης του δημάρχου με τον πρόεδρο της Πανελλήνιας Ομοσπονδίας Συλλόγων Σαρακατσαναίων, Γρηγόριο Λέφα, και τον πρόεδρο της Αδελφότητας Σαρακατσαναίων Ηπείρου, Μίλτο Μάστορα. Παρόντες ήταν επίσης ο πρόεδρος του ΔΗΠΕΘΕ Ιωαννίνων και δημοτικός σύμβουλος Γιώργος Καψάλης.
Η «Βασιλόκλουρα – Μπουκβάλα» είναι αφιερωμένη στα έθιμα του Δωδεκαημέρου, την παραδοσιακή μουσική και τους χορούς των Σαρακατσαναίων. Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί σε συνεργασία με την Αδελφότητα Σαρακατσαναίων Ηπείρου.
Στη συνάντηση συζητήθηκαν ζητήματα για την προετοιμασία της διοργάνωσης και τη συνεργασία των συλλόγων με τον Δήμο. Ο κ. Μπέγκας δήλωσε ότι ο Δήμος θα συνεργαστεί με την Ομοσπονδία και τους τοπικούς συλλόγους, ώστε να υποδεχθούν στα Ιωάννινα τους Σαρακατσαναίους από όλη την Ελλάδα.
