Στον αέρα το σύστημα ηλεκτρονικών κρατήσεων και ραντεβού

Το σύστημα, που αποτελεί ένα από τα εργαλεία ψηφιακού μετασχηματισμού του Δήμου, έχει ενεργοποιηθεί και αυτή την περίοδο ενημερώνονται για τις δυνατότητές του οι υπηρεσίες, ώστε, μόλις εξοικειωθούν με τη χρήση του, να αξιοποιήσουν τις δυνατότητές του, κάνοντας πιο εύκολη τη δουλειά των υπαλλήλων και συμβάλλοντας στην καλύτερη εξυπηρέτηση των δημοτών.
Η μία λειτουργία της πλατφόρμας αφορά τη δυνατότητα διαχείρισης κρατήσεων εκδήλωσης, λειτουργώντας κατά κάποιο τρόπο όπως οι γνωστές πλατφόρμες κρατήσεων, που έχουν γίνει ιδιαίτερα δημοφιλείς τα τελευταία χρόνια. Κάθε πολίτης, μέσα από το κινητό του τηλέφωνο ή τον ηλεκτρονικό υπολογιστή του, θα μπορεί να πληροφορηθεί τη διαθεσιμότητα μιας εγκατάστασης ανά ημέρα και ώρα. Η χωρητικότητα της εγκατάστασης θα καθορίζεται από τον φορέα σύμφωνα με τους κανόνες του υγειονομικού πρωτοκόλλου. Με τη συμπλήρωση των απαραίτητων στοιχείων (όνομα, επώνυμο κ.λπ. ), ο πολίτης θα κάνει κράτηση για είσοδο στον χώρο στην επιλεγμένη ημερομηνία και ώρα.
Τα στοιχεία είναι διαθέσιμα στον ελεγκτή στην είσοδο του χώρου, ώστε να γνωρίζει πόσοι και ποιοι έχουν δηλώσει ότι επιθυμούν να εισέλθουν, απλοποιώντας τη διαδικασία ταυτοποίησης και εισόδου. Η είσοδος ενός επισκέπτη, που δεν έχει κάνει κράτηση, μπορεί να γίνει με απευθείας καταχώρηση των στοιχείων κατά την προσέλευση, εφόσον φυσικά υπάρχει διαθεσιμότητα. Τα στοιχεία προσέλευσης τηρούνται για 14 ημέρες και διαγράφονται από το σύστημα αυτόματα.
Ο διαχειριστής έχει την δυνατότητα να ανοίγει χρονικά περιθώρια ανά ημέρα βάζοντας τις περιγραφές που θέλει. Επιπρόσθετα ο ελεγκτής μπορεί να καταγράφει την παρουσία, κάνοντας ταυτοποίηση και θερμομέτρηση (προαιρετικά), όπως και να εισάγει ή να αφαιρεί μια κράτηση. Το σύστημα δύναται να καλύψει τις ανάγκες ξεχωριστών ημερολογίων, που θα χρησιμοποιούνται κατόπιν προσκλήσεως ή κοινοποιήσεως από το αρμόδιο προσωπικό για την πλήρως ελεγχόμενη πρόσβαση σε μεμονωμένες περιπτώσεις.
Τέλος, υποστηρίζεται η καταγραφή και ταυτοποίηση του πολίτη κατά την είσοδο του στο χώρο μέσω QR. Οι πολίτες μπορούν να λαμβάνουν με την επιβεβαίωση της κράτηση τους στο email που θα συμπληρώσουν, και ένα μοναδικό QR Code, το οποίο θα μπορεί να σαρώνεται (από QR reader που εφόσον επιθυμεί ο διοργανωτής, μπορεί να τοποθετήσει σε κάποιες ή σε όλες τις δομές του) κατά την είσοδο τους στον χώρο, ώστε να ταυτοποιούνται δίχως την παρουσία ελεγκτή.
Η νέα πλατφόρμα θα εξυπηρετήσει κατά κύριο λόγο το Πνευματικό Κέντρο στις εκδηλώσεις που οργανώνει, αλλά θα δίνει και τη δυνατότητα κρατήσεων για τη χρήση δημοτικών εγκαταστάσεων, όπως για παράδειγμα ενός αθλητικού χώρου.
Η δεύτερη λειτουργία αφορά στον προγραμματισμό ραντεβού, δίνοντας τη δυνατότητα στους πολίτες να κλείνουν απευθείας ραντεβού με τις υπηρεσίες, ώστε να εξυπηρετηθούν. Κάθε υπηρεσία θα μπορεί να καθορίζει μόνη της τον αριθμό τον πολιτών που θα δέχεται ανά ημέρα και τη χρονική διάρκεια των ραντεβού, βάζοντας τέλος στο φαινόμενο της αναμονής στον προθάλαμο ενός γραφείου. Για παράδειγμα, μέσω της πλατφόρμας θα μπορούσε να γίνει η εξυπηρέτηση όσων γονέων θέλουν να εγγράψουν τα παιδιά τους σε παιδικούς σταθμούς, αποφεύγοντας τη συγκέντρωση κόσμου σε ένα σημείο και την πολύωρη αναμονή.
Χρήση της πλατφόρμας θα μπορεί να κάνει και το πολιτικό προσωπικό του Δήμου. Για παράδειγμα, ένας αντιδήμαρχος ή ακόμη και ο ίδιος ο δήμαρχος μπορεί να ορίσει ώρες κοινού και ο κάθε πολίτης να κλείνει το ραντεβού του, χωρίς να χρειάζεται να καλέσει τη γραμματέα για να δει πότε μπορεί να τον δει ο αντιδήμαρχος.
Το νέο σύστημα ηλεκτρονικών κρατήσεων και ραντεβού είναι διαθέσιμο στην ιστοσελίδα https://booking.open1.eu/e-ioannina, χωρίς, πάντως, ακόμη να δίνεται η δυνατότητα ραντεβού ή κρατήσεων.
Συντονιστής της δράσης είναι ο αντιδήμαρχος Ψηφιακής Διακυβέρνησης Φώτης Βάββας και υπεύθυνος λειτουργίας της πλατφόρμας ο ειδικός σύμβουλος του δημάρχου Βαγγέλης Καρβούνης, οι οποίοι μέσα στον Ιανουάριο αναμένεται να παρουσιάσουν και επίσημα τόσο τη συγκεκριμένη πλατφόρμα όσο και πλήθος άλλων ψηφιακών εφαρμογών, που αναμένεται να ενεργοποιηθούν άμεσα, στο πλαίσιο της διαδικασίας ψηφιακού μετασχηματισμού του Δήμου.