Το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων «Ίριδα», που αναπτύχθηκε από το Γενικό Επιτελείο Αεροπορίας, υιοθετήθηκε από το υπουργείο Εσωτερικών και διατίθεται δωρεάν στους φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης, βρίσκεται σε πλήρη εφαρμογή από τη Δευτέρα 7 Σεπτεμβρίου.
Σύμφωνα με δελτίο τύπου του δήμου Ιωαννιτών, εντός των πρώτων δύο εβδομάδων διακινήθηκαν ηλεκτρονικά 3.471 έγγραφα, εξοικονομώντας πάνω από 15.000 φύλλα χαρτιού και περισσότερες από 2.000 εργατοώρες (πρωτοκόλληση, χρέωση, μετακίνηση αποστολής– παράδοσης). Παράλληλα, χρεώθηκαν ηλεκτρονικά 2.402 εργασίες από τις οποίες ολοκληρώθηκαν 1.486, ήτοι ποσοστό 62%.
«Η “Ίριδα” προσφέρει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο κατάργησης της έντυπης διακίνησης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης. Αποτελεί ένα σύστημα συνολικής βελτίωσης της λειτουργίας των υπηρεσιών του δήμου Ιωαννιτών, αποτελεσματικό, ασφαλές και διαφανές με το οποίο προκύπτουν σημαντικά οφέλη και εξοικονόμηση πόρων», αναφέρεται σχετικά.
Τα αποτελέσματα, όπως τα καταγράφει και τα παρουσιάζει ο αρμόδιος αντιδήμαρχος Γιάννης Λυκογιώργος, είναι ήδη ορατά, τόσο για τις υπηρεσίες του δήμου όσο και για τους δημότες. Αυτά αφορούν τη μείωση του κόστους λειτουργίας του δήμου, την κατάργηση του δαιδαλώδους συστήματος των έντεκα πρωτοκόλλων που είχε ο δήμος και αντικατάσταση με ένα ενιαίο πρωτόκολλο, που αποδίδεται αυτόματα σε κάθε έγγραφο με αποτέλεσμα τη συντριπτική μείωση της γραφειοκρατίας, την εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής- παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας.
Επίσης, την ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων από φορείς και δημότες για λόγους ασφάλειας και φύλαξης, με αποτέλεσμα τον εύκολο εντοπισμό ανά πάσα στιγμή, τη χρέωση των αιτημάτων των πολιτών στις αρμόδιες διευθύνσεις εντός 24 ωρών και την ανάδειξη των δυσλειτουργικών διοικητικών διαδικασιών, οι οποίες επί σειρά ετών ενίσχυαν την άσκοπη γραφειοκρατία με αποτέλεσμα τον εντοπισμό, τον ανασχεδιασμό και την βελτίωση τους.
«Τα στατιστικά αυτά αναμένεται να βελτιωθούν περαιτέρω εντός των επόμενων εβδομάδων και την πλήρη εξοικείωση του προσωπικού με την “Ίριδα”. Ο δήμος μας, ένας από τους δέκα μεγαλύτερους δήμους της χώρας, έδειξε ισχυρά αντανακλαστικά και ανταποκρίθηκε άμεσα στις προκλήσεις της εποχής όπως αυτές τέθηκαν από την πανδημία. Έτσι, με τη χρήση της “Ίριδας” και των υπολοίπων δράσεων, οι οποίες ολοκληρώνονται εντός του ερχόμενου διμήνου, διασφαλίζει την απρόσκοπτη λειτουργία του και εξυπηρέτηση του δημότη. Τηρώντας τα πρωτόκολλα ασφαλείας, οι εργαζόμενοι στον φορέα θα μπορούν να παρέχουν υψηλού επιπέδου υπηρεσίες προς τους δημότες απομακρυσμένα και από το σπίτι τους, εκμεταλλευόμενοι τις δυνατότητες τους δίνει η ΙΡΙΔΑ και όλα τα εργαλεία Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης που θα τεθούν σε λειτουργία το αμέσως επόμενο χρονικό διάστημα», αναφέρει ο κ. Λυκογιώργος.
Σημειώνεται ότι καθοριστικό στοιχείο για την επιτυχία του εγχειρήματος είναι η ανταπόκριση όλων των υπηρεσιών και των υπαλλήλων του δήμου. Από την πρώτη στιγμή «αγκάλιασαν» το εγχείρημα και στηρίζουν έμπρακτα τη μετεξέλιξη του δήμου και την είσοδο στην ψηφιακή εποχή.
Ο δήμος Ιωαννιτών κατάφερε μέσα σε χρόνο ρεκόρ –μόλις μέσα σε τέσσερις μήνες και εν μέσω θερινών αδειών- να ολοκληρώσει όλες τις απαραίτητες ενέργειες (διαδικασίες εγκατάστασης, εκπαίδευσης, προετοιμασίας οργανωτικής δομής) που χρειάστηκαν ώστε να μεταβεί στην καθολική ηλεκτρονική διαχείριση και διακίνηση εγγράφων μπαίνοντας στην εποχή της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και κάνοντας το πλέον ουσιαστικό βήμα για τον ψηφιακό μετασχηματισμό του.
